Evernoteというクラウドサービスは、すでに日本だけでも1500万ユーザーに使われているといいます。基本は非定型データベースですが、使いみちはユーザーの発想次第でいくらでも膨らみ、それは従来のクラウドサービスを飲み込んでしまえるほどです。
データ作成ができる非定型データベース
Evernoteとはなんでしょう。
Evernoteについて、他のサイトを見ると、Evernoteは「メモを作成・管理するためのシステム」とあります。
もちろんそれで間違いはないのですが、作ったり管理したりするのは「メモ」だけではなく、画像や小さな動画や音声データなどもデータベース化できますから、そこで私は非定型データベースと呼んでいます。
フォーマットに囚われない自由文書や図をデータベース化出来るのです。
Evernoteと知子の情報
非定型データベースという呼び方は、『知子の情報』（テグレット技術開発）というWindowsアプリケーションソフトが最初に使われました。
ただ、『知子の情報』も、メモなどテキストデータを作成・管理できましたが、その他のデータについては『添付ファイル』扱いでした。
たとえば、テキストと画像が混在するデータなどは作成できません。
そして、あくまでもローカルなデータ保存だったので、基本はそのマシンで使うものでしたが、Evernoteはクラウドサービスであることも大きく異なる点です。
さらに、『知子の情報』にはない様々な機能を装備したのがEvernoteです。
Evernoteのデータ作成は、ノートといわれる画面に行います。
音声データや、画像データは、ドラッグ＆ドロップで貼り付ければ、そこで再生できます。
『知子の情報』は、「ノート」のまとまりがひとつのファイルになっていますが、Evernoteはノートブックというひとかたまりになります。
『知子の情報』は、索引をつける機能がありましたが、Evernoteはタグを付けます。
こうしてみると、MS-DOSの時代にそれらが完成していた『知子の情報』は、優れた先進性のあるソフトでしたが、そこに新たな機能を加えて、さらにクラウドサービスのツールとして登場したのがEvernoteです。
端末を選ばずに作業ができる
クラウドサービスということは、すなわちOSや端末を選ばないということです。
Windows、Mac（OS X）、iOS（iPhone／iPod touch／iPad）、Android OS、Blackberryなど、主要なプラットフォームにはEvernoteの専用アプリケーションが実装されています。
たとえば、移動中や外出先で、スマホでデータを作成。
その場でにEvernoteに送り、会社や自宅のPCデスクトップで編集／修正をして閲覧や検索をできます。
データ作成・管理をより効率的に行える様々な機能
たんなる検索にとどまらないデータベース管理機能
たんなる検索なら、テキスト、画像などバラバラなデータから、テキストなら中の文章、画像ならタイトルをもとにOSにその機能はそなわっています。
GREPという検索・置換ソフトもあります。
しかし、Evernoteには、そのデータ作成・管理をより効率的に行える様々な機能がついています。
画像内の文字列も検索対象
画像内の文字列も検索にヒットします。
たとえば、文字の描かれている看板の画像、手書きしたメモ画像の文字などをOCR（Optical Character Reader）でテキストを抽出するのです。
それによって、テキストデータだろうが、画像データだろうが、ひとつの検索データ（ノート）として扱うことが出来るのです。
Google検索画面でEvernoteの検索もできる
Webブラウザから検索エンジンを用いてWebを検索するとき、Evernote内のメモも同時に検索できます。
画面右上に、検索した文字列と関連するページが表示されます。
この機能も大変便利です。
取材や議事録は音声データも貼り付けられる
取材や議事録のノートには、その時に書き留めたテキストだけでなく、録音した音声データも貼り付けておくことで、メモしきれなかったことをあとで振り返ることができます。
パソコンやスマホ自体には録音機能はありますが、ひとつのノートの中に一括管理することで、後のデータ利用の効率化がはかれます。
Webクリッパーでページごとデータ保存できる
面白いWebサイトのページを、Webクリッパーというボタン、もしくは右クリックによって、そのページごと、Evernoteのノートに保存できます。
いくら「お気に入り」に入れていても、だんだん増えてくるとわからなくなってしまうんですね。
もちろん、保存したページの文字列も、検索対象ですから、気に入ったページを保存しておけば、あとで文字列検索すればもう1度見ることができます。
アーカイブファイルもデータ保存できる
気に入ったフリーソフトや、その他ファイルをアーカイブ化したものを、どこに保存されていますか。
ネットには、いろいろなストレージサービスがありますが、一長一短ある上に、きちんとしたものを利用するには別途料金がかかり、しかも保管スペーズを作っても、あとになって、どれが必要なファイルのアーカイブだったか、そもそも何のアーカイブファルを保存しているのかすら忘れてしまいます。
そんなときは、Evernoteのノートに、アーカイブファイルごと貼り付けて、そのファイルについての注釈を書いておくのです。
そうすれば、時間がたって忘れても検索をすることで思い出せますし、新たにストレージサービスを借りる必要もなくなります。
要するに、Evernoteは、データベース化されたストレージサービスとしても使えるということです。
ノートやノートブックの共有化ができる
Evernoteのノートやノートブックは、他のユーザーと共有化ができます。
しかも、「閲覧が可能」「編集が可能」などと変えられるので、何か文書をつくるとき、たとえばライターと編集・監修者が下案の検討をするときに便利です。
ノート作成のテンプレート
Evernoteは非定型データベースと書きましたが、あまり自由度が高くなっても使いにくいかもしれないので、特定の使い方にあわせたテンプレートも用意されています。
公式サイトが明らかにしているテンプレートは、11パターンです。
- 執筆・創作
- Getting Things DoneR (GTD)
- 生活・暮らし
- 業務管理
- マーケティング＆営業
- 議事録・報告書
- イベントの計画
- 自己管理
- プロジェクト管理
- 学校
- トラベル
つまり、少なくともこの11パターンのデータ作成にEvernoteはは適しているということです。
月10GB以内なら事実上転送量無制限
これだけ便利なクラウドサービスですが、使用料金は、ベーシックが無料、プレミアム月額600円または年額5200円です。
上記の機能を自在に使うには、プレミアムを選択します。
ベーシックは、いわばプレミアムを使うかどうかを決めるためのお試しといったところでしょう。
そして、プレミアムの場合、データ転送量の上限は、毎月10GBということだけが決まっています。
つまり、10GB以内であれば、毎月ずっと転送し続けられる、事実上無制限ということです。
今後、料金体系その他の見直しがあったとしても、現実問題として、すでに転送したデータは保障されるでしょうから、これは大変素晴らしい制度です。
惜しむらくは、ひとつのノートのデータ量の上限が200MBなので、それにひっかかってしまう場合はあるかもしれません。
それは、ファイルを分割するとか、一工夫必要でしょう。
Evernote機能のまとめ
Evernoteは、非定型データベース管理クラウドサービスですが、たんなる検索機能だけでなく、データベース作成と管理を幅広く効率よく行える様々な機能を有しています。
データ転送量は、有料のプレミアムコースを選んだ場合、月間の転送量上限は10GBです。
翌月はまたゼロからになりますので、上限さえ気をつければ、事実上無制限です。
具体的な使い方については、また別の機会にご紹介します。
以上、Evernoteは1億5000万ユーザーに使われていて、ユーザーの発想次第でいくらでも膨らむ非定型データベースサービス、でした。
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